Praktična usporedba za farmaceutske i zdravstvene organizacije pri donošenju prave odluke

Pitanje s kojim se suočava svaki tim za eventi u pharmi

Kada farmaceutska tvrtka treba organizirati medicinski simpozij, savjetodavni odbor, investigatorski sastanak ili lansiranje proizvoda, prva strateška odluka je varljivo jednostavna: upravljamo li ovim interno ili angažiramo profesionalnog kongresnog organizatora?

Odgovor rijetko je očit. Interni timovi tvrde da poznaju brend, zahtjeve usklađenosti i ključne dionike bolje nego što to ikada može vanjska agencija. Zagovornici PCO-a tvrde da profesionalne agencije donose infrastrukturu, odnose s dobavljačima i operativnu dubinu koji nijedan interni tim — bez obzira na talent — ne može replicirati uz razumne troškove.

Oba argumenta imaju zasluga. Pravi odgovor ovisi o prirodi događanja, kapacitetu internog tima i apetitu organizacije za operativni rizik.

U čemu interni timovi exceliraju

Interni timovi za događanja su izvrsni u upravljanju događanjima gdje su intimnost s brendom, osjetljivost na usklađenost i odnosi s dionicima od presudne važnosti. Za male savjetodavne odbore od 10–20 liječnika, interne sesije edukacije o produktima ili offsiteove za rukovođenje, interni tim često ima prave prednosti: osobno poznaje sudionike, razumije interne procese odobravanja i može brzo djelovati bez vanjskih ciklusa brifiranja.

Interni timovi su također učinkovitiji u troškovima za visoko standardizirane, ponavljajuće formate događanja — gdje je priručnik već napisan i izvođenje je uglavnom proceduralno. Ako se isti format regionalnog prodajnog sastanka odvija šest puta godišnje u istom hotelu, inkrementalna vrijednost vanjskog PCO-a značajno se smanjuje.

Gdje PCO-i isporučuju neprocjenjivu vrijednost

Računica se dramatično mijenja kako raste složenost događanja. Za kongrese i simpozije s više od 100 sudionika, zahtjevima za prijavu sažetaka, višeprogramskim znanstvenim programima, međunarodnim govornicima i izložbenim komponentama, operativni zahtjevi premašuju ono što većina internih timova može upravljati uz redovne odgovornosti.

PCO-i donose četiri stvari koje interni timovi obično ne mogu replicirati. Prvo, namjensku infrastrukturu: platforme za upravljanje sažecima, sustave registracije, tiskanje bedževa i mobilne kongresne aplikacije koje bi bile prohibitivno skupe za izgradnju ili licenciranje za jedno događanje. Drugo, mreže dobavljača: unaprijed pregovorene odnose s mjestima, hotelima, audiovizualnim tvrtkama, caterinškim dobavljačima i prevoditeljskim uslugama koji isporučuju bolje cijene i zajamčene razine usluga. Treće, operativni kapacitet: PCO raspoređuje cijeli tim na vaše događanje — voditelja projekta, osoblje za registraciju, koordinatore na licu mjesta i tehničku podršku — bez skrivenih troškova odvlačenja vašeg internog tima od ostalih odgovornosti. Četvrto, upravljanje rizicima: iskusni PCO-i imaju planove za nepredviđene okolnosti za scenarije s kojima se interni timovi nikada nisu susreli, od otkazivanja govornika do tehničkih kvarova mjesta do medicinskih hitnih slučajeva na licu mjesta.

Dimenzija usklađenosti u pharma događanjima

Za farmaceutske tvrtke postoji dodatna dimenzija koja čini odluku o PCO-u posebno važnom: usklađenost. Događanja angažmana zdravstvenih djelatnika (HCP) moraju se pridržavati EFPIA kodeksa, nacionalnih smjernica farmaceutske industrije i politika specifičnih za tvrtku koje reguliraju gostoprimstvo, naknade govornicima i deklaracije sponzorstava.

PCO s iskustvom u farmaceutskim događanjima razumije te okvire. Ugrađuju točke provjere usklađenosti u proces planiranja, održavaju dokumentaciju koja zadovoljava zahtjeve revizije i signaliziraju potencijalne probleme prije nego što postanu problemi. Neiskusna agencija — ili preopterećen interni tim — može propustiti te zahtjeve, stvarajući regulatornu izloženost koja daleko premašuje bilo kakve uštede od internog upravljanja događanjem.

Donošenje odluke

Praktični okvir za odluku: ako vaše događanje ima više od 100 sudionika, uključuje prijavu sažetaka ili znanstveni program, zahtijeva upravljanje međunarodnim govornicima ili se održava na destinaciji gdje vaš interni tim nema lokalne odnose s dobavljačima — angažirajte PCO. Troškovi profesionalnog upravljanja događanjem gotovo uvijek se nadoknađuju boljim cijenama dobavljača, izbjegnutim greškama i vrijednošću oslobađanja vašeg internog tima za strateške umjesto operativnih prioriteta.

Za farmaceutske i zdravstvene organizacije koje planiraju događanja u Hrvatskoj, Penta donosi više od 35 godina iskustva specifičnog za sektor i etabliranu mrežu lokalnih dobavljača, mjesta i pružatelja usluga.