Kad usklađujete sponzore, istraživače i dobavljače unutar jednog budžeta, svaki će vam voditelj projekta, lokacije ili kliničkih testiranja reći da su istraživački sastanci zaista kompliciran posao. Ovaj white paper pruža informacije na što sve treba misliti kad planirate istraživački sastanak ili birate agenciju koja će to obaviti za vas.

Počnite s lokacijom

Pri izboru odgovarajuće lokacije i prostora treba uzeti u obzir mnoštvo čimbenika. Kakav je jedan od gradova u usporedbi s drugim? Kakva je povezanost letovima? Koji su kapaciteti hotela? Što ako je savršeno povezano odredište smješteno na samom rubu grada? Poništava li ljepota lokacije beskrajno duge zrakoplovne transfere? Toliko toga za promisliti i prije nego što uključite troškove kao parametar. Grad A i lokacija A skuplje su od grada A i lokacije B, a da ne spominjemo grad B i lokaciju A.
Penta klijenti dobiju sve ove opcije na stol unutar tjedan dana, s nekoliko verzija budžeta koje mogu odmah poslati sponzorskim tvrtkama. Sve je tu: za i protiv svakog odredišta uz troškove leta iz svakog od gradova iz kojeg dolaze vaši istraživači.

Upravljanje istraživačima

Suradnja s istraživačima i zadovoljenje njihovih individualnih potreba mogu oduzeti puno vremena i lako izmaknuti kontroli. Što se više lokacija uključi, postaje sve teže raspetljati zahtjeve i otkud su stigli. Kako biste mogli pratiti sve te informacije iz više izvora, Penta je razvila svoje softversko rješenje za organizaciju kliničkih istraživanja. Stvorena za ovaj tip sastanaka, platforma znači da svaki od sastanaka dobije svoju mrežnu stranicu s programom, a svaki sudionik detaljan upitnik (datum i mjesto putovanja, prehrambene restrikcije i slično). Svi uključeni u projekt mogu pratiti koliko je registriranih istraživača, odakle dolaze, što im je potrebno i, ono najvažnije, kako troškovi utječu na planirani budžet.
Jednim potezom riješite kontrolu troškova, transparentnost i broj prijava za svoj sastanak.

Pripremite sve materijale

Pripremamo vaše materijale na USB-u istovremeno s organizacijom prostora za održavanje sastanka, pazimo na registraciju sudionika, naši voditelji projekta i cijeli tim paze na istraživače, protokol ili utjecajne stručnjake. Vi se opustite i popričajte sa svojim istraživačima, razmjenjujte mišljenja i provjerite paze li svi na protokol te koliko su zadovoljni sudjelovanjem u istraživanju.
Kad je sastanak završen, mi prikupljamo sve potvrde i podatke te se brinemo za isplatu putnih troškova.